Huishoudelijk Reglement





HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE VERENIGING
"LOENENSE MIXED HOCKEYCLUB”

gevestigd te Loenen aan de Vecht

1. Naam en zetel
  1. De vereniging is genaamd: Loenense Mixed Hockeyclub.
  2. Als verkorte naam gebruikt de vereniging: Loenense MHC.
  3. De vereniging heeft haar zetel in de gemeente: Stichtse Vecht.

2. Tenue
  1. Het tenue van de vereniging is: zwart shirt met rode kraag en rood/groene diagonale streep, zwarte rok/broek en rode kousen.

3. Van de leden
  1. De vereniging onderscheidt haar leden in senioren en junioren.
  2. Seniorleden (incl. trimleden) zijn zij die vóór 1 oktober van het verenigingsjaar de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt. Juniorleden (incl. trainingsleden) zijn zij die vóór 1 oktober van het verenigingsjaar jonger zijn dan 18 jaar.
  3. Ereleden. Voor de omschrijving wordt verwezen naar artikel 3 lid 3 van de statuten.
  4. Leden van verdienste. Voor de omschrijving wordt verwezen naar artikel 3 lid 4 van de statuten.
  5. Algemene leden. Voor de omschrijving wordt verwezen naar artikel 5 lid 1 van de statuten. Zij hebben in de ledenvergadering geen stemrecht.
  6. Ieder lid wordt geacht de statuten en het huishoudelijk reglement te kennen.
  7. Verklaring Omtrent het Gedrag. In de sport is een veilige omgeving voor iedereen en in het bijzonder voor minderjarigen, essentieel. Om het veilige klimaat binnen onze vereniging te borgen kan het bestuur aan iedere professional of vrijwilliger die bij zijn taakuitoefening intensief omgaat met minderjarigen een verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. Het niet kunnen overleggen van deze verklaring kan leiden tot ontheffing uit de (vrijwilligers)functie.

4. Aanmelding leden
  1. Een natuurlijk persoon die seniorlid of juniorlid wenst te worden van de vereniging dient een door het bestuur te verstrekken inschrijfformulier geheel ingevuld en ondertekend vóór 1 juni van het verenigingsjaar in te dienen bij de secretaris van het bestuur of een daartoe door het bestuur aangewezen persoon. Minderjarigen kunnen alleen worden toegelaten indien het inschrijfformulier wordt ondertekend door hun wettelijk vertegenwoordiger. Op het aanmeldingsformulier dient te worden aangegeven bij welke activiteiten op de club zij willen helpen. Loenense MHC is een club van en door leden en kan alleen functioneren met de hulp van voldoende vrijwilligers.

5. Ledenregistratie
  1. Ieder lid is verplicht bij wijziging van zijn adres hiervan onverwijld kennis te geven aan de ledenadministratie.

6. Einde lidmaatschap
  1. Opzegging van het lidmaatschap door een lid dient minstens 3 maanden voor het einde doch uiterlijk op 1 mei van het verenigingsjaar schriftelijk kenbaar te worden gemaakt aan het secretariaat.
  2. Indien de opzegging geschiedt na de hiervoor genoemde datum, dan is het lid nog contributie verschuldigd voor het daarna volgende verenigingsjaar. In bijzondere gevallen kan het bestuur hiervoor dispensatie verlenen.

7. Geldmiddelen
  1. De inkomsten der vereniging kunnen bestaan uit:
a. Contributies;
b. Inschrijfgelden;
c. Bijdragen van algemene leden;
d. Andere inkomsten.

8. Contributie
  1. Elk juniorlid, seniorlid en lid van verdienste, is aan de vereniging contributie erschuldigd. Nieuwe leden dienen eenmalig inschrijfgeld te betalen.
  2. Algemene leden en ereleden zijn niet contributie plichtig.
  3. De contributie en de minimum bijdragen van algemene leden evenals de hoogte van het inschrijfgeld, worden telkens op de jaarlijkse algemene vergadering vastgesteld. Voor meer leden uit één gezin kan een maximum-gezinscontributie worden vastgesteld.
  4. De contributienota’s worden bij aanvang van het verenigingsjaar verzonden onder toezicht van de penningmeester van het bestuur. De betalingstermijn is vastgesteld op dertig dagen na aanvang van het verenigingsjaar.
  5. De vereniging biedt de leden de mogelijkheid aan hun contributieverplichtingen te voldoen door middel van automatische incasso. Hiertoe wordt aan de leden een formulier ter beschikking gesteld met behulp waarvan zij de vereniging doorlopend kunnen machtigen – tot wederopzegging – tot het incasseren van de contributie voor het eerste jaar, alsmede eenmalig het inschrijfgeld. Administratiekosten zijn bij deze wijze van betalen niet verschuldigd. In overleg met de penningmeester is bij uitzondering andere betaling mogelijk.
  6. Indien de bank, om welke reden dan ook, afgeschreven gelden storneert op de rekening van het lid dat een machtiging heeft afgegeven, zal de vereniging alsnog een betalingsherinnering verzenden teneinde het lid in de gelegenheid te stellen aan zijn betalingsverplichting te voldoen. In dat geval wordt de vervaltermijn gesteld op 14 dagen na de verzenddatum. Na het verstrijken van deze vervaldatum kan, indien betaling niet heeft plaatsgevonden, een invorderingsprocedure worden gestart.
  7. Een lid dat twee maanden na de factuurdatum nog niet volledig heeft voldaan aan zijn betalingsverplichtingen, voortvloeiend uit dit huishoudelijk reglement, kan met onmiddellijke ingang worden geschorst door het bestuur. Dit houdt in dat het lid de rechten die aan het lidmaatschap verbonden zijn niet langer kan uitoefenen totdat geheel aan zijn betalingsverplichtingen is voldaan.
  8. Na schorsing kan het bestuur de inning van de vordering uit handen geven. In dat geval komen de (buiten)gerechtelijke kosten volledig voor rekening van het lid. De buitengerechtelijke kosten worden vastgesteld op ten minste 15% (zegge: vijftien procent) van het te incasseren bedrag of, indien de werkelijke kosten hoger zijn, op die werkelijke kosten.
  9. Een lid aan wie het lidmaatschap is opgezegd kan opnieuw lid worden met ingang van het volgend verenigingsjaar indien hij voor aanvang van dat verenigingsjaar volledig aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan. Alsdan is dit lid geen inschrijfgeld verschuldigd.
  10. Restitutie van de contributie wordt niet verleend, tenzij in zeer bijzondere gevallen vanwege zwaarwegende redenen, dat ter beoordeling van het bestuur. Een lid dient hiertoe een schriftelijk of elektronisch verzoek te richten aan het bestuur.

9. Het bestuur
  1. Voor de samenstelling van het bestuur wordt verwezen naar artikel 11 van de statuten.
  2. Het bestuur kan uit zijn midden voor elke functie een vervanger aanwijzen. Voorts kan het bestuur, onder zijn verantwoordelijkheid, de nodige commissarissen aanwijzen. Een bestuurslid kan meer dan één functie bekleden.
  3. De voorzitter heeft de leiding van alle vergaderingen. Hij heeft het recht te allen tijde inzage te hebben in hetgeen berust bij de overige bestuursleden. Belangrijke stukken worden door hem mede ondertekend. Hij brengt op de jaarlijkse algemene vergadering verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar, waarin de gegevens van de commissies worden opgenomen.
  4. De secretaris voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur en tekent alle stukken die van de vereniging uitgaan. Hij is verplicht van alle uitgaande stukken kopie te houden. Hij maakt de notulen van alle vergaderingen en zorgt dat deze, na goedkeuring op de volgende vergadering, door de voorzitter en hemzelf worden ondertekend.
  5. De penningmeester zorgt voor het innen en het beheren van de gelden der vereniging. Hij zorgt voor alle uitgaven, waar mogelijk, kwijting te ontvangen. Verder stelt hij zich aansprakelijk voor de onder hem berustende gelden en andere activa, die aan de vereniging toebehoren of die zij in bruikleen heeft ontvangen. Hij legt in de jaarlijkse algemene vergadering verantwoording af, die, na in orde bevonden te zijn door de voorzitter, de secretaris en de leden van de kascommissie, wordt getekend. Goedkeuring strekt hem tot décharge. Hij kan slechts aftreden nadat décharge is verleend.
  6. Bestuursvergaderingen worden bijeengeroepen: a. door de voorzitter; b.op voorstel van twee bestuursleden; c. Een bestuursvergadering is slechts geldig als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Een voorstel wordt in een bestuursvergadering als aangenomen beschouwd indien de meerderheid van de bestuursleden zich vóór het voorstel verklaart. Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter.

10. Ledenvergadering
  1. De ledenvergaderingen zijn verdeeld in:
    a. De jaarlijkse algemene vergadering als bedoeld in artikel 15 lid 2 van de statuten;
    b. Andere algemene vergaderingen als bedoeld in artikel 15 lid 3 van de statuten;
    c. Buitengewone ledenvergaderingen als bedoeld in artikel 15 lid 4 van de statuten.
  2. De datum en de agenda van elke vergadering wordt tenminste zeven dagen vóór de dag van de vergadering aan de leden bekend gemaakt.
  3. Op de ledenvergaderingen wordt door de secretaris een presentielijst neergelegd, waarop de aanwezige leden hun naam wordt aangetekend. Slechts de stemgerechtigde leden wier naam op de presentielijst voorkomen nemen aan de stemmingen deel.
  4. De voorzitter verleent de leden het woord in de volgorde waarin zij dit hebben gevraagd. De secretaris houdt hiervan aantekening. De voorzitter heeft het recht een lid, dat naar zijn mening buiten de orde is, het woord te ontnemen of het verblijf ter vergadering te ontzeggen, behoudens een geslaagd beroep van de betrokkene op de vergadering.
  5. Het bestuur kan, indien nodig, een bureau van stemopneming instellen, bestaande uit twee leden van de vereniging, geen bestuursleden zijnde, onder leiding van de secretaris.
  6. Bij hoofdelijke stemming geschieden de stemmingen in volgorde van de presentielijst met dien verstande dat eerst de stemgerechtigde leden daarna de stemgerechtigde bestuursleden en tenslotte de stemgerechtigde voorzitter van de algemene vergadering hun stemmen uitbrengen.
  7. Staken de stemmen over zaken, dan wordt het voorstel als verworpen beschouwd. Staken de stemmen over benoemingen van personen, dan wordt een herstemming gehouden. Indien de stemmen wederom staken, dan beslist het lot. Herstemming wordt alleen gehouden tussen die personen, ten aanzien van wie de stemmen staakten.
11. Commissies
  1. De vereniging kent diverse commissies. Deze commissies dienen om het bestuur te ondersteunen in de uitvoering van het operationele beleid. De commissies kunnen door de algemene vergadering worden ontbonden.
  2. Alle commissies zijn verantwoording schuldig aan het bestuur en dienen het bestuur op geregelde tijden op de hoogte te houden van de stand van de haar toevertrouwde werkzaamheden.


12. Schadeloosstellingen
  1. Ieder lid is aansprakelijk voor schade die hij aan het materiaal dat eigendom is van de vereniging ofwel in bruikleen is afgestaan aan de vereniging, heeft aangericht.
  2. Elke geconstateerde schade wordt geacht te zijn veroorzaakt door het lid of de leden die de desbetreffende zaak het laatst heeft respectievelijk hebben gebruikt, tenzij door de betrokkenen het tegendeel wordt bewezen.
  3. De vereniging is niet aansprakelijk voor schade toegebracht aan eigendommen van welke aard dan ook van leden of derden in het gebouw of op het terrein van de vereniging aanwezig.


13. Wijzigingen Reglement
  1. Wijziging in het huishoudelijk reglement kunnen worden aangebracht door de algemene vergadering. Zij behoeven voor hun aanneming tenminste twee/derde van de totaal uitgebrachte geldige stemmen.
  2. Een besluit tot wijziging van dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag volgende op die waarop de algemene vergadering dat besluit neemt.
  3. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur. Het is verplicht een dergelijke beslissing op de eerstvolgende ledenvergadering ter kennis van de leden te brengen.

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering d.d. 26 mei 2015.

Bijlage

Sportiviteit en respect op en rond het veld
De vereniging is een vereniging van de leden voor de leden en door de leden. Met meer dan 900 leden is er gezelligheid met elkaar in en rond de uitoefening van de hockeysport. Toch is er ook een omvang bereikt, waarin het noodzakelijk is om afspraken te maken ‘hoe wij met elkaar omgaan’. Dat betekent dat voor ieder lid of bezoeker duidelijk is wat van hem of haar wordt verwacht en wat hij of zij van een ander wel of niet mag verwachten.

Respect voor elkaar
Gedraag je fatsoenlijk in het veld, langs de lijn, in het clubhuis en ook bij clubs waar je te gast bent. Kom je afspraken na, tijdens wedstrijden op de training, als je moet fluiten of anderszins. Schelden, vloeken, pesten, bedreigend of ander fout gedrag wordt niet getolereerd.

Gebruik en schoonhouden van het clubhuis, velden en materiaal
1. Ga zorgvuldig en netjes om met spullen van de club en van anderen.
2. Ruim overal je eigen afval op; vraag anderen dat ook te doen.
3. Behalve voor het laden en lossen en behalve in noodgevallen, is het niet toegestaan auto’s te parkeren op het terrein van de vereniging. Fietsen en scooters zijn wel toegestaan, maar dienen te worden gestald op de daartoe bestemde plekken. Parkeren gebeurt altijd voor eigen risico. Eventuele schade aan auto’s en/of fietsen kan niet worden verhaald op de vereniging.
Wees sportief; kom zoveel mogelijk op de fiets!
4. Houd je hond aan de lijn en ruim eventuele uitwerpselen op; zorg dat je hond niemand tot last is.

Scheidsrechters
1. Seniorleden en juniorleden vanaf 14 jaar dienen een scheidsrechterskaart te halen en zijn verplicht jeugdwedstrijden te fluiten.

Vervoer/begeleiding
1. Van ouders wordt verwacht dat zij mede zorg dragen voor de organisatie rond het team (vervoer, informeren, etc.). Ouders zijn verplicht om samen met de ouders van de andere leden van het team van hun kind bij toerbeurt de wedstrijdtafel te bemannen of als rijouder de kinderen bij uitwedstrijden te vervoeren. Daarnaast wordt van ouders verwacht dat zij bereid zijn zich ook anderszins voor de club in te zetten.
2. Ouders van jeugdleden wordt dringend geadviseerd om een spelregelcursus te volgen en/of een coach cursus te volgen.

Betalingen consumpties
Consumpties die van de vereniging worden gekocht, dienen altijd direct te worden afgerekend.

Rook-, drank- en drugsbeleid
1. De vereniging sluit zich met haar beleid op dit vlak aan bij het geldende beleid in de horeca en de Koninklijke Nederlandse Hockeybond.
2. Roken in het clubhuis en op de velden is verboden. Ook is het gebruik van glaswerk op de velden verboden.
3. Er wordt geen alcohol verstrekt aan jongeren onder de 18 jaar. Op zaterdag kan er pas na 16.00 uur alcoholische drank worden verstrekt.
4. Drugsgebruik of het verhandelen daarvan is ten strengste verboden. Een lid dat dit verbod overtreedt, wordt met onmiddellijke ingang geschorst.

Slotbepaling
Voor toernooien, evenementen en speciale gebeurtenissen behoudt het bestuur zich het recht voor aanvullende regels te stellen.